Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 7 avril 2026

Axophon, exploité par Agence 10-4 (« nous », « notre »), s'engage à protéger la vie privée des personnes dont nous recueillons et traitons les renseignements personnels. La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements lorsque vous utilisez notre service de réceptionniste téléphonique propulsé par l'IA.

Cette politique décrit nos pratiques en matière de renseignements personnels et est rédigée en référence à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25), à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et aux dispositions applicables du Code civil du Québec.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Pour toute question ou demande concernant vos renseignements personnels, communiquez avec :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Agence 10-4 (9274-6296 Quebec Inc.)
Courriel : privacy@axophon.com

2. Renseignements que nous recueillons

2.1 Renseignements de compte

Lors de la création de votre compte, nous recueillons :

  • Nom complet
  • Adresse courriel
  • Mot de passe (chiffré)
  • Nom de l'organisation
  • Numéro(s) de téléphone associé(s) à votre compte

2.2 Données d'appels

Lorsque les appels sont traités par notre service, nous recueillons :

  • Numéros de téléphone des appelants
  • Durée, horodatage et statut des appels
  • Enregistrements vocaux des appels
  • Transcriptions et résumés générés par l'IA
  • Classifications de l'intention de l'appelant

2.3 Données de la base de connaissances

Les renseignements que vous téléchargez pour former votre réceptionniste IA, notamment :

  • FAQ, politiques et tarifs de votre entreprise
  • Répertoire d'équipe et coordonnées
  • Règles de planification et disponibilités

2.4 Données d'utilisation et techniques

  • Adresse IP et localisation approximative
  • Type de navigateur et informations sur l'appareil
  • Pages visitées et fonctionnalités utilisées
  • Témoins de connexion et technologies de suivi similaires (voir notre Politique sur les témoins)

3. Utilisation de vos renseignements

Nous utilisons les renseignements recueillis pour :

  • Fournir et exploiter le service Axophon, y compris le traitement des appels par IA, le routage et la transcription
  • Améliorer nos modèles d'IA à l'aide de données d'appels anonymisées et agrégées
  • Communiquer avec vous concernant votre compte, les mises à jour du service et les demandes de soutien
  • Traiter la facturation et gérer votre abonnement
  • Assurer la sécurité et prévenir la fraude ou l'accès non autorisé
  • Respecter nos obligations légales en vertu des lois québécoises et fédérales

4. Consentement

Nous obtenons votre consentement avant de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels. En créant un compte et en utilisant notre service, vous consentez aux pratiques décrites dans la présente politique.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Le retrait du consentement peut affecter notre capacité à fournir certains services.

4.1 Consentement des appelants

En tant qu'exploitant du service Axophon, vous êtes responsable d'informer les appelants que leurs appels sont traités par un système d'IA et peuvent être enregistrés et transcrits. Nous fournissons des messages d'accueil configurables pour faciliter cette divulgation.

5. Communication des renseignements

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec :

  • Des fournisseurs de services qui nous assistent dans l'exploitation de notre service (hébergement, traitement des paiements, télécommunications), sous réserve d'ententes de confidentialité
  • Les forces de l'ordre ou organismes de réglementation lorsque requis par la loi ou pour répondre à des procédures judiciaires valides
  • Des conseillers professionnels (avocats, comptables) selon les besoins

Nous ne vendons pas de renseignements personnels à des tiers.

6. Transferts transfrontaliers

Certains de nos fournisseurs de services traitent des données à l'extérieur du Québec ou du Canada, notamment le pipeline de traitement vocal (reconnaissance vocale, modèle de langage, synthèse vocale) et l'hébergement de notre application. Notre stockage principal de données (base de données) est situé au Canada.

Lorsque des renseignements personnels sont transférés à l'extérieur du Québec, nous :

  • Exigeons des ententes écrites avec les fournisseurs de services incluant des protections appropriées en matière de vie privée
  • Limitons les transferts à ce qui est nécessaire à la prestation du service
  • Évaluons chaque transfert pour la proportionnalité et le risque avant d'intégrer un nouveau sous-traitant

7. Conservation des données

Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour remplir les fins décrites dans la présente politique :

  • Renseignements de compte : Pour la durée de votre compte, plus 3 ans après la fermeture
  • Enregistrements et transcriptions d'appels : 90 jours par défaut, configurable selon votre plan
  • Dossiers de facturation : 7 ans tel que requis par la législation fiscale
  • Données d'utilisation : 12 mois

Vous pouvez demander une suppression anticipée sous réserve des exigences légales de conservation.

8. Vos droits

En vertu de la loi québécoise, vous avez le droit de :

  • Accéder à vos renseignements personnels détenus par nous
  • Rectifier les renseignements inexacts ou incomplets
  • Retirer votre consentement à la collecte, l'utilisation ou la communication de vos renseignements
  • Demander la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve des obligations légales
  • Portabilité des données — recevoir vos renseignements dans un format structuré et couramment utilisé
  • Être informé de toute décision automatisée produisant des effets juridiques

Pour exercer ces droits, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@axophon.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

9. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels, notamment :

  • Chiffrement des données en transit (TLS) et au repos (AES-256)
  • Contrôles d'accès et exigences d'authentification
  • Évaluations de sécurité régulières
  • Procédures de réponse aux incidents

10. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité impliquant vos renseignements personnels, nous :

  • Évaluerons le risque de préjudice
  • Aviserons la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) si l'incident présente un risque de préjudice sérieux
  • Aviserons les personnes concernées tel que requis par la loi
  • Tiendrons un registre des incidents

11. Vie privée des enfants

Notre service est conçu pour les entreprises et ne s'adresse pas aux personnes de moins de 14 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants.

12. Modifications à la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. Les modifications importantes seront communiquées par courriel ou par un avis sur notre site Web. L'utilisation continue du service après l'entrée en vigueur des modifications constitue une acceptation de la politique mise à jour.

13. Plaintes

Si vous avez des préoccupations concernant nos pratiques en matière de vie privée, vous pouvez :

  1. Communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@axophon.com
  2. Déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec :

14. Contact

Agence 10-4 (9274-6296 Quebec Inc.)
Courriel : privacy@axophon.com
Site Web : https://axophon.com